Ihr kennt das vermutlich: Den ganzen Tag wurschelt man zwischen E-Mails, diversen Social Networks und den ein oder anderen Gesprächen und ToDo-Listen herum, der Rest ist oft simple Prokrastination. Und am Ende des Tages war das alles nicht so wirklich produktiv – die ToDos sind erst recht nicht abgearbeitet und die Ziele und Dinge, die du in Wirklichkeit schon längst mal angehen wolltest, nerven weiter in den Schubladen deines Hirns vor sich hin.
Deshalb habe ich in letzter Zeit mal eine einfache Methode getestet, die mich möglichst vom Prokrastinieren abhalten, produktiver machen und dazu bringen soll, Dinge aktiver anzugehen: die Zwei-Minuten-Regel. Und die geht so:
Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, dann erledige es sofort!
Wenn es länger dauern würde, etwa weil du erst etwas recherchieren, etwas dafür fertigstellen oder z.B. Gespräche führen müsstest, dann füge es zu deiner ToDo-Liste oder Wiedervorlage hinzu und widme dich stattdessen der Erledigung der wichtigsten Aufgaben des Tages.
Wo kommt das Ganze her? Die Zwei-Minuten-Regel ist ein Teil der „Getting Things Done“-Methode von David Allen (GTD). Bei dieser Selbstmanagement-Methode werden alle Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte des Alltags in ein ‚Verwaltungssystem‘ außerhalb deines Kopfes geschleust, so dass man nicht nur effizienter arbeiten kann, sondern auch den Kopf dafür freibekommt. Projekte werden dafür z.B. in einzelne, kleine Arbeitsschritte heruntergebrochen (z.B. Telefonat mit xy) und alles wird in Listen festgehalten und priorisiert. Und wenn es ans Durcharbeiten geht, kommt die Zwei-Minuten-Regel zum Einsatz.
So weit, so gut. Ich versuche also, die Zwei-Minuten-Regel auf verschiedene Dinge anzuwenden, die gerade anstehen: diese E-Mails, die ich sonst nur noch länger vor mir hergeschoben hätte, die Terminvereinbarung beim Steuerberater und beim Arzt, endlich diese eine App herunterladen, die ich schon so lange brauche, eine Rechnung verschicken, eine Ladung Wäsche waschen, dieses Star-Wars-Bild hier suchen.
Die erste Erkenntnis: Klappt soweit schon ganz gut! Erstaunlich, wie viele Dinge, die man als „ToDo-Ballast“ so mit sich rumschleppt, tatsächlich in zwei Minuten (oder weniger) erledigt werden können!
Bestärkt von den ersten Erfolgen wage ich mich also an eine fortgeschrittenere Auslegung der Zwei-Minuten-Regel:
Gewohnheiten ändern oder etwas Neues anpacken geht in weniger als zwei Minuten.
Wie?? Das will ich jetzt genauer wissen. Ich müsste z.B. schon längst diesen einen Artikel für meinen Blog schreiben, finde aber irgendwie nicht die Zeit und Muse dazu und irgendwie ist natürlich immer was Wichtigeres zu tun. Also nehme ich mir testweise zwei Minuten und versuche, einfach mal die ersten zwei Sätze zu schreiben. Ich lege los und bekomme nach den zwei Minuten total Lust, jetzt einfach weiter zu schreiben. Das mach ich einfach und im Nullkommanix steht da schon der halbe Artikel. Bäm!
Ok, ein weiterer Test muss her. Auf der ToDo-Liste sind diverse Projekte, die ich endlich mal angehen wollte. Wieder nehme ich mir zwei Minuten und picke eine Sache raus. Wie so oft ist der erste offensichtliche Schritt hier einfach… googeln. Eine erste Recherche nach Infos. Wie im Flug sind die zwei Minuten weg und ich im Thema drin. Jetzt kann’s losgehen!
Das Ganze funktionierte übrigens auch bei meinem Vorhaben, häufiger und gesünder zu kochen. Kühlschrank auf, ein Gemüse raus, einfach mal schnippeln, zwei Minuten. Googeln nach einem Rezept, auf das ich gerade Lust habe bzw. das ich schon immer mal ausprobieren wollte: zwei Minuten. Erster Schritt getan. Zwei-Minuten-Regel vs. Aufschieberitis: 1:0. Und es fühlt sich gut an. Trotzdem ist das eigentliche Resultat (=ein gesundes, selbstgekochtes Essen steht vor mir) dadurch noch nicht erreicht. Was ist also das Fazit?
Test der Zwei-Minuten-Regel – mein Fazit
Die Zwei-Minuten-Regel hat bei mir tatsächlich ganz gut funktioniert und mich dazu gebracht,
a) bestimmte Dinge endlich mal schneller vom Tisch zu bekommen, anstatt sie nur vor mir herzuschieben. Das ging besonders gut in Kombination mit der „only deal with something once“-Regel – erledige es sofort, anstatt später nochmal zurückzukehren und es nochmal anzufassen (klappt z.B. gut bei E-Mails).
b) die Dinge gleichzeitig konzentrierter und effizienter zu erledigen (da ich das Zeitlimit zwei Minuten im Kopf habe). Wobei ich jetzt nicht nur noch mit Stoppuhr rumlaufe (nur zwischendurch mal – natürlich aus reinen Testzwecken!).
c) auch größere Projekte und Ziele endlich anzugehen, indem ich einfach mal den ersten, Schritt getan habe – sei er noch so offensichtlich und klitzeklein.
Was ich an der Zwei-Minuten-Regel mag: Sie funktioniert sowohl bei kleinen Aufgaben als auch bei großen Zielen, im Arbeitsleben und in der Freizeit.
Der Trick ist, einfach anzufangen! Und dafür reichen schon zwei Minuten.
Es geht also gar nicht in erster Linie um die Ergebnisse, sondern ums tatsächliche Machen. Ums Anpacken und ums einfach Anfangen. Und wenn du erst mal angefangen hast, dann wirst du erstaunt sein, wie leicht es dir anschließend fällt, einfach weiterzumachen!
Hierin liegt aber auch gleichzeitig die größte Gefahr: Einfach mal zwei Minuten lang etwas anzufangen und schwupps – sind gleich zwei Stunden weg. Ein Zustand, der eigentlich begrüßenswert ist, doch ich habe mich vor allem während der Arbeitszeit dadurch verzettelt und dadurch oft meine eigentlichen Tagesziele und -Prioritäten verfehlt – was aus Produktivitäts-Sicht auch wieder suboptimal war.
Produktiver mit der Zwei-Minuten-Regel – so geht’s:
Die Zwei-Minuten-Regel funktioniert für mich vor allem in Verbindung mit einem größeren Rahmen – einem Produktivitätssystem aus Listen, Tageszielen und -Prioritäten – sei es nun GTD oder dein eigenes System. Setze dir am Besten Top-Tagesziele (nur wenige, klar definierte und realistisch zu erreichende, s. auch hier), breche sie in kleine Schritte herunter und arbeite an ihnen immer als Allererstes. Nimm dir erst danach weitere Punkte deiner Liste vor.
Die Zwei-Minuten-Regel funktioniert zudem besonders gut bei lästigen Routine-Tätigkeiten wie E-Mails beantworten, Anrufe erledigen oder Haushalts-Gedöns. Probiere sie aber ruhig auch mal für größere Ziele und Projekte aus – sei es im Berufsleben oder privat. Fang wie gesagt einfach an – der erste Schritt ist der Wichtigste.
Worauf wartest du noch? Deine zwei Minuten beginnen… JETZT!!
Was haltet ihr von der Zwei-Minuten-Regel? Welche Produktivitäts-Methoden funktionieren bei euch?
Sehr schöne Einblicke!
Aber nicht alles, was in 2 Minuten erledigt sein kann, ist auch wichtig.
Deshalb lege ich mir prinzipiell alle ToDos in meine Aufgabenliste und arbeite dann in Zeitabschnitten.
Innerhalb der Liste priorisiere ich meine Aufgaben.
Dann geht’s an’s Abarbeiten.
Aber nichts desto trotz ist die 2-Minuten-Regel wunderbar, um sich mal selbst einen Arschtritt zu geben. „Just get started“. 🙂
Tut ja auch mal ganz gut. 😉
Hallo Josef,
ein sehr guter Punkt! Das hab ich bei meinem Test auch festgestellt: Man kann sich auch sehr gut mit kleinen, aber unwichtigen Zwei-Minuten-ToDos vom eigentlich Wichtigen abhalten!! Deshalb muss man auch hier unbedingt priorisieren.
Aber für die Arschtritt-Funktion ist ist die Regel definitiv klasse – funktionierte sogar bei mir! 😉
Hallo Josef,
ein sehr guter Punkt! Das hab ich bei meinem Test auch festgestellt: Man
kann sich auch sehr gut mit kleinen, aber unwichtigen
Zwei-Minuten-ToDos vom eigentlich Wichtigen abhalten!! Deshalb muss man
auch hier unbedingt priorisieren.
Aber für die Arschtritt-Funktion ist ist die Regel definitiv klasse – das funktionierte sogar bei mir!