Ein Gastbeitrag von Friederike Winkler, Volontärin bei WOHNKLAMOTTE
Der Veränderungsdruck weg von einer langfristig planenden Wasserfall- hin zu einer schnell und flexibel agierenden agilen Organisation, die den Prämissen der Digitalisierung gerecht wird, betrifft inzwischen Firmen unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen.
Zahlreiche Studien befassen sich mit agilen Arbeitsweisen und es gibt mittlerweile zahlreiche Best Practice Beispiele, die Agilität als die einzig wahre Organisationsform feiern. Dabei fressen agile Arbeitsmethoden doch viel zu viel Zeit und überhaupt führt das Durchbrechen von herkömmlichen, langfristig ausgerichteten Projektstrukturen doch nur zu einem heillosen Durcheinander. Oder?
Trotz kritischer Stimmen, Agilität sei eigentlich nur alter Wein in neuen Schläuchen, arbeiten wir bei WOHNKLAMOTTE als ein Teil der Otto-Tochter shopping24 commerce network seit über zwei Jahren agil – und das aus voller Überzeugung. Vor diesem Hintergrund möchten wir gerne unsere Erfahrungen mit euch teilen und einen kleinen Einblick in unsere Arbeitsweisen sowie die Intention dahinter geben.
Organisation in Zyklen
Die Arbeitsweisen bei WOHNKLAMOTTE orientieren sich zunächst an der populärsten agilen Methode: Scrum. Somit sind sie durch flache Hierarchien, Selbstorganisation und zeitnahes Feedback sowie Iterationen gekennzeichnet.
Jeder zweiwöchige Sprint endet mit einer Retrospektive. In dieser wird reflektiert, was während des Sprints gut geklappt hat, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt und welche Lösungsansätze es dazu gibt. Die Learnings werden fest- und nachgehalten.
Der neue Sprint beginnt mit dem Planungsmeeting, in dem sich das Team nicht nur auf neue Tasks committed, sondern auch auf die noch nicht abgeschlossenen Aufgaben des vergangenen Zeitraums zurückblickt.
Die Konzentration auf zweiwöchige Arbeitspakete hilft, Themen zu priorisieren und fokussiert zu arbeiten. Grundsätzlich gibt es bei uns in jedem Sprint ungefähr drei Themen, die in den Vordergrund gestellt werden.
Dahingehend wird bei der Sprintplanung geprüft, inwiefern die Aufgaben zu den priorisierten Themen beitragen. So kann es sein, dass einige im Voraus definierte Aufgaben bei der gemeinsamen Planung wegfallen bzw. ins Backlog verschoben und zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden.
Den richtigen Workload für einen Sprint festzulegen, stellt uns trotz unserer Routine in der Agilität des Öfteren vor eine Herausforderung. Sich immer wieder auf die für den Zeitraum definierten Ziele zu besinnen und gegebenenfalls „nein“ zu neuen Themen oder Sidequests sagen zu können, ist daher für alle ein wichtiges Learning.
Mehr Überblick durch Tools
Zur besseren Übersicht kommt bei uns im Team das Tool Github zum Einsatz. Bei Github können für einzelne Aufgaben sogenannte Tickets erstellt werden, die zusätzlich zur Aufgabenbeschreibung auch den geschätzten Workload sowie die beteiligten Personen enthalten.
Die Tickets werden wiederum thematisch in To-do Lanes zusammengefasst und im Sprintverlauf von den entsprechenden Personen in in progress, waiting, quality assurance und im Idealfall in done verschoben.
Durch das Tool besteht für jedes Teammitglied die Möglichkeit, sich einen Überblick über den Status einer bestimmten Aufgabe zu verschaffen, Informationen zu bestimmten Themen weiterzugeben und schriftlich festzuhalten. Das Abschließen von Tickets zahlt darüber hinaus auf die Motivation im Team ein.
MVP als Leitgedanke
Projekte und Themen in kleinere, bewältigbare Arbeitspakete herunterzubrechen, folgt dem Gedanken des Minimal Viable Product (MVP). Das passt zur agilen Arbeitsweise. Demnach soll ein Produkt schnellstmöglich, auch schon mit einem minimalen Funktionsumfang, auf dem Markt eingeführt werden. Dadurch kann der Mehrwert für den Kunden in einer frühen Phase auf den Prüfstand gestellt werden.
In unserem Fall bedeutet das konkret, dass Arbeitspakete für einen Sprint so zugeschnitten sein sollten, dass sie idealerweise abgeschlossen werden können. Artikel, neue Kategorien auf der Website, neue Layouts für Social Media Posts etc. sollen schnell live gehen, um mittels Kennzahlen und Kundenfeedback den Erfolg messen zu können.
Sinnstiftung durch (wechselnde) Rollen im Team
In unserem interdisziplinären Team ändert sich die Zusammensetzung von Arbeitsgruppen immer wieder. Damit einher geht das Einnehmen von unterschiedlichen Rollen je nach Themengebieten. Jeder im Team trägt die volle Verantwortung für den eigenen Bereich und und fungiert als Pate für bestimmte Themen.
Die weitestgehende Hierarchiefreiheit erhöht den Grad der Selbstorganisation und Eigenverantwortung.
Jeder kann und soll sich mit seinen Fähigkeiten einbringen. Darüber hinaus gibt es die feste Rolle des Product Owners, der Ansprechpartner bei sämtlichen Herausforderungen bezüglich der Priorisierung ist. Vor der Sprintplanung legt dieser auch die Fokusthemen fest.
Persönliche Kommunikation als Erfolgsfaktor
Was uns bei unserer Arbeitsweise trägt, ist die tägliche persönliche Kommunikation auf Augenhöhe. Angefangen bei dem morgendlichen Stand-up, bei dem jeder kurz den eigenen Arbeitsstand darstellt, über die wöchentlichen Routinen des Content, Social Media und Grafik Teams, bis hin zu den regelmäßigen Feedback-Gesprächen unter vier Augen sind persönliche Absprachen ein wesentlicher Erfolgsfaktor unserer Arbeit.
Gerade aufgrund der starken Abhängigkeiten untereinander ist ein rechtzeitiges Kommunizieren von Engpässen, Umplanungen, Arbeitsständen und Deadlines unerlässlich und bedarf einer stetigen Verbesserung.
Agilität = Mindset
Letztlich kann klar herausgestellt werden, dass Agilität bei uns als Mindset gelebt wird und Werte wie Eigenverantwortung und Flexibilität, die mit Agilität einhergehen, tief in der Unternehmenskultur verankert sind. Neue Kollegen bekommen sehr schnell Verantwortung übertragen und lernen anhand dessen die Routinen und Arbeitsweisen im Team kennen.
Bewährtes wird regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und auch die Methoden selbst werden immer wieder überarbeitet.
Neue Ideen werden möglichst schnell getestet und nach kurzer Zeit bewertet, weiterentwickelt, beibehalten oder verworfen. Letzteres wird dabei jedoch keinesfalls als Niederlage, sondern als Learning aufgefasst.
Die stetigen Anpassungen fordern von den Teammitgliedern eine hohe Veränderungsbereitschaft und Eigeninitiative. Dass unser Team recht klein und der Altersdurchschnitt eher niedrig ist, trägt sicherlich zum Erfolg unserer Arbeitsweisen bei.
Innovationskultur und kreatives, vernetztes Denken sowie Anpassungsfähigkeit gehören zu den Schlüsselqualifikationen bei WOHNKLAMOTTE.
Eine Bilanz nach zwei Jahren agile Organisation
Wie vielleicht deutlich geworden ist, kann die anfangs etwas provokant in den Raum gestellte Behauptung, agile Arbeitsweisen seien mit einem heillosen Durcheinander verbunden, bei uns vollständig widerlegt werden.
Agile Methoden funktionieren bei uns (und wohl auch generell) gerade durch hohe Disziplin bei den Routinen und das Einhalten von klaren Strukturen, die sich das Team selber gibt.
Und ja, agile Methoden kosten Arbeitszeit. Zeit für regelmäßigen Austausch, für Routinen und für Anpassungen von weniger erfolgreichen Umsetzungen. Gerade die gemeinsamen Abstimmungstermine binden das ganze Team. Dennoch haben wir im Laufe der Zeit festgestellt, dass sich dieses Invest lohnt und WOHNKLAMOTTE weiterbringt. Im Gespräch entstehen neue Ideen und viele Herausforderungen lassen sich zusammen wesentlich schneller aus dem Weg räumen.
Insgesamt lässt sich sagen, dass wir eine lernende Organisation abbilden, die stetig Anpassungen vornehmen muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die agilen Methoden unterstützen uns dabei, weil sie Flexibilität sowohl voraussetzen als auch fördern.
In Stein gemeißelte Prozesse wären für unser Geschäftsmodell nicht zielführend, weswegen wir die eine Arbeitsweise auch noch nicht für uns definiert haben. Und vielleicht nie werden. Für uns ergibt sich daraus ein spannender Prozess, den alle Teammitglieder zu jeder Zeit mitgestalten.
Tipps für eure agile Organisation
Wenn wir eins im Laufe der Zeit festgestellt haben, dann, dass keine agile Standardorganisation existiert. Lehrbuchmethoden eins zu eins auf das eigene Unternehmen zu übertragen, wird mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern.
Dafür sind die jeweiligen Branchen- und organisationalen Bedingungen zu individuell. Vor diesem Hintergrund gilt es, auszuprobieren und Scheitern als Normalität und Lernchance anzuerkennen.
Weiterhin ist es sinnvoll, zu überprüfen, ob Agilität im eigenen Organisationskontext überhaupt die erhofften Vorteile nach sich zieht. Agile Arbeitsweisen sind für WOHNKLAMOTTE momentan der optimale Weg in Richtung Veränderungsgeschwindigkeit, Mitarbeitermotivation und Unternehmenserfolg.
Allerdings sind wir auch ein relativ kleines, interdisziplinäres Team im komplexen und schnelllebigen Branchenumfeld. Bei klaren Zielvorgaben und auf Effizienz ausgelegten Teams können gegebenenfalls ganz andere Methoden zum Erfolg führen.
Demnach sollte die Arbeitsweise passend zum Kontext und der Aufgabe gewählt und immer auf die Befriedigung der Kundenbedürfnisse abgestimmt werden.
Friederike Winkler ist nach ihrem Masterabschluss in Business Management mit den Schwerpunkten Change Management und Marketing als Volontärin bei WOHNKLAMOTTE eingestiegen.
Dort ist sie für den Instagram Kanal verantwortlich und fungiert als erste Ansprechpartnerin für die Blogger Community. Vorher konnte sie mehrjährige Praxiserfahrung im Volkswagen Konzern sammeln und schrieb dort auch ihre Masterthesis über agile Arbeitsweisen.
Bildquellen: WOHNKLAMOTTE
Titelbild: Anna Maucher über Photo by ROOM auf Unsplash
